Facturi furnizori

Funcționalități de bază ale modului

Câmpuri disponibile pentru afișare în fereastra principală: Tip doc., Nr. document, Data doc., Furnizor, Valoare devize, Deviz, Valoare lei, Valoare TVA, Delegat propriu, Plătit în lei, Cod fiscal, Registru comerț, Delegat partener, Seria doc., Clasificare, Gestiune, Neplătit, Neplătit (valută), TVA la încasare, Reglement, Tip deviz document, Nume deviz, Plătit în valută, Curs factură, Nr. atașamente, Valoare fără TVA în deviz, Status cântărire WMS, Atribut TVA, Dată emitere, Dată înregistrare, În curs de aprobare, Termen plată (zile), TVA split, Data NIR, Nr. NIR, Cont creditor, Data scadentă, Zile scadență, Factură dintr-un aviz introdus anterior, Deduceri de TVA, Repartizat, Factură cu taxare inversă, Observații, Nr. comandă, Valid, Anulat, Data creării, User creare, Data modificării, User modificare.

Posibilitate grupare după: Clasificare, Cont creditor, Data doc., Data emitere, Data înregistrare, Data modificare, Data scadentă, Delegat, Furnizor, Gestiune, Nume deviz, Reglement, Status cântărire WMS, Tip deviz document, User creare, User modificare, Zile scadentă.

Posibilitate filtrare după: Data doc., Tip doc., Cont creditor, Delegat propriu, Delegat partener, Clasificare, Gestiune, Reglement

Operații în fereastra principală a modulului:

• Adaug - Adaugă un articol nou;
• Adaug prin copiere - Adaugă un articol nou prin copiere;
• Deschid - Deschid înregistrarea curentă;
• Anulez - Anulez document curent;
• Șterg - Șterg înregistrarea curentă;
• Raport rapid - Previzualizare date afișate pe ecran;
• Rapoarte customizate - Oferă posibilitatea vizualizării rapoartelor existente și configurararea unora noi;
• Asistent - Deschide una din procedurile de asistență: Asistent pentru facturare din custodie, Asistent repartizare servicii turism, Recalculare termen plată;
• Import – Import facturi prin format AutoPlus, Import facturi prin protocolul Importex, Anularea unei sesiuni de import Importex, Import facturi prin ExpresSoft;
• Export - Se deschide procedura de export a datelor;
• Export date - Export sursă de date în diferite formate;
• Reprezentarea tabelară a datelor se poate exporta în diferite formate: PDF, HTML, MHT, XLS, XLSX, RTF, TXT;
• Refresh - Aduc din nou datele pe ecran;
• Favorite - Adaug în lista de module favorite pentru a fi accesate din Pagina Mea sau în lista de module inițiale;
• Închid - Închid fereastra curentă.

Configurări-Opțiuni

• Discount tip rabat – La aplicarea unei reduceri comercale de tip rabat;
• Rotunjire la PUV mărf. cu amăn. - oferă posibilitatea de a rotunji prețul unitar de vânzare cy amănuntul cu 0.1, 0.01, 1,10 unități;
• Ultimele prețuri din facturi - Se aduce prețul de achiziție și prețul de vânzare de pe ultima factură a furnizorului curent;
• Termen prestabilit - Aplicăm în situația în care avem stabilit un termen fix;
• Data achitării în zile - Selectăm termenul prestabilit;
• Afișează preț amănunt - Afișează preț amănunt;
• Analitic 471 – Cheltuieli înregistrate în avans la Partener sau pe Obiectiv;
• Verificare preț marfă cu amănuntul - Verifică prețurile de vânzare cu TVA pentru mărfurile cu amănuntul în listele de prețuri pe gestiuni cu posibilitatea adăugării/modificării automate a acestora;
• Preț vânzare pe gram - Calculează automat prețul de vânzare în funcție de greutatea din nomenclator și prețul de vânzare pe gram completat la Subclasă;
• Verific furnizor tradițional - Dacă setarea are valoare diferită de 'Fără', la validarea facturii se verifică dacă furnizorul tradițional din nomenclator este același cu cel de pe factură și permite utilizatorului actualizarea automată sau cu deschiderea unei ferestre de confirmare;
• Blocare recepție produse noi - Blocare recepție produse neexistente în oferta de preț;
• Afișare serie în denumirea produsului - Afișare serie/număr lot după denumirea produsului;
• Gen. Nr. Inventar pentru ob de inventar - Generează automat număr de inventar pentru obiectele de inventar;
• Rotunjire calcul rețineri la sursă - Rotunjire la întreg la calculul reținerilor la sursă în cazul PV achiziție de la PF;
• Cont taxe valame - 446 (cont implicit);
• Cont accize - 446 (cont implicit);
• Cont dif. zecimale – 473 (con implicit) -Contul pe care se înregistrează diferențele datorate rotunjirilor;
• Preluare centru profit în linii - Preluare automată centru profit la operarea liniilor;
• Cont implicit factură furnizor – 401 - Cont implicit factură furnizor;
• Cont implicit aviz furnizor - 408 - Cont implicit aviz furnizor;
• Cont implicit avans furnizor – 4091- Cont implicit avans furnizor;
• Gestiune import factură EDI – Selectează gestiunea aferentă pentru importul prin protocolul EDI;
• Import într-o singură tranzacție - Importul documentelor prin protocol IMPORTEX se va realiza într-o singură tranzacție, blocând resursele necesare până la finalizare;
• Perm. modificare PU în factura la aviz - Se bifează dacă se permite modificarea prețului de achiziție in facturile pentru avize inregistrate anterior. Modificarea pretului se va propaga automat si in avizul de insotire a marfii si in NIR asociata acestuia, rezultand modificarea rulajelor in BV;
• Preia data intrare de pe linie la creare NIR - La crearea unui NIR, se va prelua automat data de pe factură;
• Afisează grupări în stânga - Afișează grupările în tree-ul din partea stângă a modulului;
• Redimensionare automată coloane - Se setează modul de redimensionare a coloanelor, fie se redimensionează automat în funcție de lățimea monitorului, fie apare scroll;
• Permite generarea notelor contabile - Permite generarea notelor contabile; dacă nu este bifat, notele contabile nu se generează de către Nexus ERP;
• Sistem automat note contabile - Generează note contabile automat la validarea documentelor;
• Nivel log operare - Stabilire nivel log operare asupra documente (de bază, avansat, detaliat);
• Sesiune blocată la modificări - Stabilire blocare sesiune de lucru doar pentru modulul în cauză;
• Salvez în log operare - Trimitere email, export date modul, export rapoarte, printare rapoarte.

Avertizări - Permite generarea de avertizări

Șabloane predefinite pentru avertizări

- Factura fără opțiune Includ în Jurnal TVA

- Plăți în avans către furnizor

- PU achiziție devize diferit de PU bază calcul devize

Aprobări - Permite generarea de aprobări
Putem de exemplu să generăm aprobări pentru plata facturilor primite de la furnizori, acestea apărând ”în așteptare” în Instrumente-Aprobări.

Configurare câmpuri

Operare date

- Adăugarea, modificarea sau ștergerea datelor este permisă utilizatorilor ce au drept de scriere în modul și numai în sesiunile deblocate

- Avansarea în fereastră de la un câmp la altul se face cu tasta [TAB], iar întoarcerea la un câmp anterior se face cu [SHIFT-TAB]

Operare date factură

• Tip document - Se alege tipul documentului factură furnizori (Factură internă, Factură externă, Bon fiscal, Bon fiscal extern, Aviz marfă, Aviz marfă extern, P.V. achiziție, P.V. achiziție deșeuri, P.V. achiziție cereale, Poliță de asigurare, Bon Predare, Bon Măciniș, Chitanță, Scrisoare de trasură, Adresă). Tastați pentru activare meniu selecție;

• Cont - Se completează simbolul contului creditor (401, 404) din balanța de verificare;
• Deviz - Se alege devizul în care se înregistrează operațiunile pentru casă sau bancă în valută;
• Includ documentul în jurnal TVA - Se va bifa (folosind tasta sau ) dacă doriți ca documentul să fie cuprins în jurnalul de T.V.A.;
• Total în lei - Se completează valoarea totala în lei;
• TVA lei - Se completează valoarea taxei pe valoare adaugată aferentă sumei în lei;
• TVA la încasare - Se va bifa dacă furnizorul aplică sistemul de TVA la încasare;
• Curs valutar - Se completează valoarea cursui valutar în vamă (DVI);
• Furnizor - Se completează cu numele furnizorului, ales din nomenclatorul de parteneri;
• Serie - Se completează seria documentului;
• Număr - Se completează cu numărul documentului facturi furnizori;
• Gestiune - Se completează cu numele gestiunii produselor/ serviciilor . Aceasta se alege din nomenclatorul de gestiuni;
• Tip delegat - Se alege tipul de delegat: propriu - salariat ; extern - nu e salariat;
• Factură cu taxare inversă și/sau ach.intra. - Se bifează dacă factura este cu taxare inversă și/sau sunt achiziții intracomunitare;
• Total în valută - Se completează valoarea totală în valută;
• Factura emisă în numele furnizorului - Se bifează dacă factura este cu taxare inversă și/sau achiziții intracomunitare;
• Delegat - Se completează cu numele delegatului, ales din nomenclatorul de personal;
• Clasificare - Se completează cu numele clasei, selectată din nomenclatorul de clasificări;
• Data - Se completează cu data facturii de furnizor, fiind permise doar valori ale datei din sesiunea curentă a programului;
• Termen plată - Se completează numărul de zile și data de scadență a plății pentru factura de furnizor;
• Dată emitere - Se completează cu data la care a fost emisă factura (necesară pentru declarația rectificativă 394);
• N.C. TVA parteneri intracomunitari în valută - Se bifează dacă factura este cu taxare inversă și/sau achiziții intracomunitare;
• Partenerul aplică TVA Split - Se verifică dacă partenerul are TVA Split (needitabil).

Operațiile efectuate asupra liniilor sunt: adăugare (din diverse surse : nomenclatorul de bunuri și servicii, alte facturi, stoc, avize, ștorno factură, comandă, contracte aprovizionare sau prin import din fișiere), modificare și ștergere.

Adăugare linii in fereastră

Există trei moduri de adăugare a liniilor în factură:

• Adăugare avansată produs
• Adăugare simplificată
• Adăugare prin diferiți asistenți

a) Adăugare avansată produs
Se realizează cu comanda Adăugare-Articol

După ce se selectează adăugarea unui articol, apare o fereastră ce oferă posibilitatea de a căuta în funcție de contul din care dorim să introducem articolul ((301, 371.01, 371.02, 624, 626, 628 etc), după codul extern sau după denumirea acestuia, parțială sau completă.

În partea de jos alegem opțiunile în funcție de situație:

- Aduc produse fără stoc (permite facturarea acelor produse cu stoc zero);

- Căutare și în custodie - aplicația va căuta și articole aflate în custodie de la terți;

- Adăugare multiplă în document – se pot introduce produsele în mod table, completând cantitate pe fiecare linie în parte;

- Doar produse din clase prioritare (dacă au fost stabilite);

- Deschid fereastra de detalii - la afișarea articolelor, apar detalii referitoare la acestea;

- Păstrez filtru aplicat pe clasă (pentru căutari ulterioare ale unor produse din aceeași clasă);

- Păstrez filtru aplicat pe denumire produs (pentru căutari ulterioare ale unor produse cu aceeași denumire);

- Redeschid fereastra după adăugare produs – aplicația va deschide automat fereastra de căutare, nemaifiind necesară comanda de Adăugare.

Adăugarea multiplă permite introducerea direct a cantității achiziționate pentru mai multe articole. În situația în care pe factură există produse care nu există în nomenclator la acest moment, avem posibilitatea de a insera articol nou direct din fereastra de căutare (tasta Insert).

b) Adăugare simplificată
Se folosește în cazul în care se dorește o securitate avansată, nelăsând la latitudinea utilizatorului să aleagă contul pe care se introduce reperul. Însă trebuiesc făcute în prealabil câteva setari, ca aplicația să știe că un anumit reper să se ducă pe un anumit cont.
Astfel, la crearea unui reper nou va trebui să îi atribuim o clasă de produse. Pe fereastra de editare a clasei respective, în pagina Conturi trebuie setat contul prioritar. Făcând această setare, la adăugarea produsului în factură, nu mai este nevoie să alegem contul contabil pe care se doreste intrarea, întrucât aplicația știe că acel produs este aferent unui anumit cont.

c) Adăugare prin diferiți asistenți
Există posibilitatea ca reperele în factura de furnizor să fie introduse prin diferiți asistenți, pentru a ușura modul de lucru sau pentru a folosi diferite funcționalități, astfel:

- Adaug din comandă: se vor adăuga produse dintr-o comandă de furnizor introdusă anterior;

- Adaug din NIR: se vor adăuga produsele dintr-un NIR introdus anterior (se folosește în principiu cu aplicația WMS – Warehouse Management System – prin care se scanează produsele, astfel recepția se face înainte de operarea facturii);

- Din alte facturi: se folosește în cazul operării de documente repetitive, cu aproximativ aceleași repere și prețuri de intrare. În fereastra respective, selectăm perioada de căutare, apelăm comanda Caut, bifăm factura și produsele pe care le dorim a fi importate și dăm Salvez;

- Ștorno factură: vom folosi această funcționalitate în momentul în care avem o factură în roșu, care ștornează o factură anterioară. Pentru a nu opera produsele unul câte unul, cu cantitate negativă, acest asistent va căuta și va aduce produsele dintr-o factură de furnizor anterioară. Astfel, timpul va fi redus considerabil;

- Din avize: se folosește în momentul în care dorim operarea unei facturi în baza unuia sau a mai multor avize. În acest caz, factura curentă nu va mai genera niciun NIR, întrucât intrarea în gestiune a produselor s-a facut la operarea avizului inițial. Factura curentă trebuie introdusă pentru a stinge avizele operate și pentru a face notele contabile aferente (exigibilizarea TVA-ului și stingerea Furnizorilor facturi nesosite: 4426=4428 si 408=401);

- Din stoc: se vor adăuga produse existente în stoc primite de la partenerul curent;

- Import: se poate face import dintr-un fișier extern, cu un format agreat de NexusERP.

Asistent interior factură

Coduri bare:
Pentru tipărirea codurilor de bare, este necesar a se configura casa de marcat și să se efectueze câteva setări: tip cod bare, limbajul script folosit, fișierul script și tipul de conexiune.

Tipuri de coduri de bare:

- (Default) normal code 39

- Full ASCII code 39

- HIBCD code 39

- CodaBar

- Code 93

- Code 128

- UCC/EAN 128

- Interleaved 2 of 5 (ITF)

- PostNET

- UPC-A

- UPC-E

- EAN/JAN -8

- EAN/JAN – 13

- Bookland

- MSI/Plessey

- PDF 417 (2 Dimensional Symbology)

- Aztec Code (2 Dimensional Symbology)

- Data Matrix (2 Dimensional Symbology)

- Maxi Code - (2 Dimensional Symbology)

- RSS- 14

- RSS- 14 Stacked

- RSS- 14 Stacked Omnidirectional

- RSS Limited

Limbaj script:

- ZPL2

- EPL2

- TSC

- DATECS

- EXPL

- CPL

- GP

- SLCS

Fișier script:

- De tip: EPLS2_EAN13_001.BCS

Cele mai uzuale setări sunt:

- Tip cod bare: EAN/JAN-13

- Limbaj Script: EPL2

- EPLS2_EAN13_001.BCS/ EPLS2_EAN13_002.BCS/ EPLS2_EAN13_006.BCS

- Conexiune

- Etichete: configurare etichete de printat pentru produse

Informații despre diverse opțiuni referitoare la factură.

• Cu drept deducere - Se alege tipul dreptului de deducere (Cu drept de deducere, Cu și fără drept de deducere, Fără drept de deducere);
• TVA neex. conform L345 - Se bifează dacă există cumpărări cu TVA neexigibil Art 17,25 L345/2002;
• Creez NIR la factură - Bifați (folosind tasta sau ) dacă doriți să se producă N.I.R. pentru documentul introdus (dacă este cazul);
• Număr N.I.R. - Se completează cu numărul notei de intrare recepție asociată;
• Data N.I.R. - Se completează cu data la care s-a făcut recepția
• Cumpărări produse din consignație - Bifați (folosind tasta sau ) dacă introduceți un document de cumpărări în regim de consignație (cu TVA la comision);
• Intrări cu rabat și timbru literar (cărți) - Bifați (folosind tasta sau ) dacă introduceți o factură de mărfuri cu amănuntul ce conține rabat și/sau timbru literar;
• Observații - Se completează cu observațiile ce vor fi completate în formularul facturii de furnizor
• Reglement selecție - Se va completa reglement selecție;
• Status cântărire WMS - Status cântărire WMS;
• Nu includ documentul în câmpul din declarația 394 - Se va bifa dacă se dorește ca documentul să nu fie inclus în câmpul Nr. Fact. din D394.

Informații referioare la termenul de plată al facturii, precum și specificarea de tranșe de plată.

• Dată înregistrare - Se completează cu data de înregistrare a facturii;
• Nr. contract - Se completează cu numărul contractului de prestări servicii;
• Data contract - Se completează cu data contractului;
• Număr tranșe plată - Se completează cu numărul de tranșe de plată aferente facturii de furnizor;
• Scadențe - Se completează datele scadente și suma, în funcție de numărul de tranșe de plată;
• Cântăriri prin WMS - se completează automat în urma recepțiilor prin aplicația Nexus WMS (Warehouse Management System)

Informații utilizate pentru declarația intrastat

• Țara de expediere - Se completează cu denumirea țării de expediere;
• Natură tranzacție A - Se completează cu tipul de tranzacție efectuată;
• Natura tranzactie B - Se completează cu tipul de tranzacție efectuată;
• Termeni livrare - Se completează cu termenul de livrare;
• Mod transport - Se completează cu tipul de transport în funcție de caz;

Crearea NIR-ului
Dacă reperele introduse în factură sunt de tip stoc (materii prime, materiale consumabile, mărfuri cu ridicata, marfă cu amănuntul, obiecte de inventar etc), se întocmește Nota de Intrare Recepție (NIR-ul):

- Direct de pe factură:

- Din Intrări - Note de intrare recepție:

Asistent:

- Facturare din custodie - pentru produse aflate în custodie de la terți;

- Repartizare servicii turism – în cazul companiilor ce oferă servicii de turism, asistentul facilitează distribuirea serviciilor către clienți;

- Recalculare termen plată - permite modificarea termenului de plată pentru facturi.

Pentru a observa în mod rapid lista cu facturile de furnizori din luna respectivă, apăsăm butonul Raport rapid, din care se va observa ce facturi au fost achitate, întrucat acestea vor fi evidențiate prin culoarea verde.
Dacă alegem o factură din listă, putem observa detalii despre partener și despre produsele și serviciile facturate după ce alegem cu click dreapta Detalii și Detalii linii.

Facturile pot fi ordonate după nume, după serie, după data emiterii, după denumirea partenerului, după suma facturată, fie cu click pe caseta de denumire a coloanei, fie cu click dreapta și alegem opțiunile existente.

Pentru verificarea înregistrărilor efectuate, modulul oferă posibilitatea vizualizării notelor contabile, cu click dreapta pe înregistrare:

Rapoarte
Modulul oferă posibilitatea configurării de rapoarte în funcție de ceea ce se urmărește:

1. Adeverință de primire deșeuri - Adeverință de primire deșeuri disponibilă în cazul achiziționării de deșeuri (dacă există borderou achiziție deșeuri)

2. Ambalaje produse cumpărate – Raport ambalaje la produsele cumparate

3. Avize facturate/nefacturate – Raport de avize facturate sau nefacturate

4. Borderou facturi furnizori - Borderou facturi primite de la furnizori

5. Centralizare intrări pe conturi - Centralizare intrări pe conturi

6. Centralizator facturi furnizori - Centralizator facturi

7. Cheltuieli repartizate – Urmărire cheltuieli repartizate în perioada de referință

8. Diferențe Facturi - Parteneri TVA încasare - Diferențe Facturi - Parteneri TVA încasare

9. Evidență facturi furnizori T.V.A. la încasare - Evidență T.V.A. la încasare

10. Factură furnizor - Formular – Formular

11. Facturi furnizori scadențe - Facturi furnizori și perioade de scadențe

12. Jurnal cumpărări - cu deducere – Raport operațiuni ce dau drept de deducere

13. Jurnal cumpărări - cu/fără deducere - Jurnal cumparari - cu/fără deducere

14. Jurnal cumpărări - decont - Jurnal cumpărări – decont

15. Jurnal cumpărări - fără deducere - Jurnal cumpărări - fără deducere

16. Lista cheltuielilor pe obiective - Lista cheltuielilor pe obiective

17. Listă intrări – Listă produse intrate și a NIR-urilor aferente

18. N.I.R. metodă inventar intermitent - N.I.R. metodă inventar intermitent

19. Notă contabilă centralizată - Notă contabilă centralizată în perioada stabilită

20. Sursă date formulare anexe la factură furnizor - Creați diverse formulare anexe la factură împreună cu Formulare HTML