Facturi clienti

Operații în fereastra principală a modulului:

• Șterg - Șterg înregistrarea curentă;
• Refresh - Aduc din nou datele pe ecran;
• Adaug - Adaugă un articol nou;
• Deschid - Deschid înregistrarea curentă;
• Asistent - Deschide una din procedurile de asistență din meniul asociat;
• Import – Import prin Importex a unui document Excel;
• Penalizări - Penalizări;
• Export - Se deschide procedura de export a datelor;
• Adaug prin copiere - Adaugă o factură nouă prin copiere;
• Anulez - Anulez document curent;
• Raport rapid - Previzualizare date afișate pe ecran;
• Rapoarte customizate - Oferă posibilitatea vizualizării rapoartelor existente și configurararea unora noi;
• Favorite - Adaug în lista de module favorite pentru a fi accesate din Pagina Mea sau în lista de module inițiale;
• Asistenți - Deschide una din procedurile de asistență din meniul asociat;
• Închid - Închid fereastra curentă.

Funcționalitățile de bază ale modulului:

Posibilitate grupare după: Clasificare, Client, Agent, Delegat, Nume deviz, Zona comercială, Localitate, Județ, Reglement, Contul debitor, Seria doc., Data doc., Gestiune, Tip partener, Data modificare, Emitent factura / Terț, User creare, User modificare.

Posibilitate filtrare după: Data doc., Tip doc., Reglement, Contul debitor, Angajat, Gestiune, Delegat, Clasificare, User creare.

Configurări - Tab Opțiuni

• Accept PUV = 0 – pentru produse ce vor fi vândute cu preț zero;
• Discount tip rabat - Discount tip rabat;
• Data achitării în zile - Selectăm termenul de plată care va apărea pe toate facturile emise ca prestabilit, dar care se poate modifica direct pe fiecare factură;
• Termen prestabilit – O dată bifat, va fi calculat automat pe facturi în funcție de data stabilită la rubrica anterioară;
• AC diferenta pret 348 - Articole contabile diferență preț;
• AC diferenta pret 378 - Articole contabile diferență preț;
• Nr. luni căutare facturi – selectare nr. luni pentru căutare;
• Valoare pct. Fidelitate - Stabilire valoare pentru punctul de fidelitate;
• Folosesc limita de credit - daca se lucrează cu limite de credit;
• Include în sold efecte neîncasate;
• Blochez fact. Restante;
• Accept plata pe loc;
• Discount -> Obs.tipăribile;
• Introducere automată F2 - Daca bifați aveți posibilitatea introducerii cantităților în fereastra de căutare cu F2;
• Tip decont
• Autocompletare antet;
• Facturare transport;
• Setări discount - Setări cu privire la produsele utilizate pe liniile de discount;
• Ștorno avans - Setări cu privire la produsele utilizate pe liniile de ștorno avans încasat;
• Selecție discount articol (din nomenclator);
• Verific promoții la validare - La validarea documentului se verifică dacă promoțiile au fost aplicate;
• Verificare simplificată promoții articol;
• Cont penalizări - Cont pentru înregistrarea penalizărilor pe facturile de client;
• Presetare opțiune Încasată cu BF - Presetare, pentru completarea automata a opțiunii: Încasată cu Bon Fiscal;
• Implicit data curentă la adăugare - Preia automat data curentă la adăugarea documentelor noi (numai dacă aceasta este în sesiunea selectată);
• Deschide modulul fără a aduce înregistrări;
• Preluare centru profit în linii - Preluare automată centru profit la operarea liniilor;
• Preluare agent în antet - Preluare automată agent la operarea documentelor;
• Permite creditare pe bon fiscal - Permite creditare pe bon fiscal;
• TVA 0 pentru regimul marjei - TVA 0 pentru produse cu regimul marjei;
• Cont implicit factură client - Cont implicit factură client;
• Cont implicit avans client - Cont implicit avans client;
• Import într-o singură tranzacție - Importul documentelor prin protocol IMPORTEX se va realiza într-o singură tranzacție, blocând resursele necesare până la finalizare;
• Blocare la adaos negativ - Blocare la adaos negativ;
• Aduc avize clienți pe grup firme - La adăugarea din avize de insoțire marfă aduc și documentele partenerilor din grupul de firme al clientului selectat;
• Permite depășirea cant. de pe aviz - Permite depășirea cantității la facturarea din aviz;
• Cont produs ambalaj - Cont utilizat pentru adăugarea de ambalaje;
• Modificare facturist la validare - Preluare utilizator logat în aplicație în calitate de facturist al documentului;
• Tipărire factură implicită fără chitanță - Factura implicită fără chitanță pentru tipărirea din cadrul documentului;
• Tiparire factură implicită cu chitanță - Factura implicită cu chitanță pentru tipărirea din cadrul documentului;
• Perm. modificare PUV în factură la aviz - Se bifează dacă se permite modificarea prețului de vânzare în facturile la avize. Modificarea se va propaga automat și în avizul de insoțire a mărfii, rezultând modificarea rulajelor în BV;
• Caut listă preț adăugare simplificată - La adăugarea simplificată vor fi aduse doar produse cu preț definit în listele de preț;
• Imprimantă departamentală facturi - Imprimantă departamentală utilizată de agent pentru tipărirea facturilor pe teren ;
• Afisează grupări în stânga;
• Redimensionare automată coloane - Se setează modul de redimensionare a coloanelor, fie se redimensioneaza automat în funcție de lățimea monitorului, fie apare scroll;
• Permite generarea notelor contabile - Permite generarea notelor contabile; dacă nu este bifat, notele contabile nu se generează de către Nexus ERP.;
• Sistem automat note contabile - Generează note contabile automat la validarea documentelor;
• Nivel log operare - Stabilire nivel log operare asupra documente (de bază, avansat, detaliat);
• Sesiune blocată la modificari - Stabilire blocare sesiune de lucru doar pentru modulul în cauză;
• Avertizări - Permite generarea de avertizări;
• Salvez log în operare.

Emiterea unui document nou se face prin apăsarea butonului Adaug din meniul modulului, după care alegem tipul de document conform situației în fapt: factură internă, factură externă, bon fiscal, monetar, contract Rate, chitanță, decont turism, autofactură.

Se completează antetul facturii: se alege seria facturii din carnetul generat în nomenclator, gestiunea, clientul, delegatul, devizul și termenul de încasare. Pentru a putea introduce o factură către un client nou și pentru a evita introducerea în prealabil a partenerului în modulul nomenclator, există opțiunea de a introduce direct datele acestuia: Client -> Adaug. Se pot înregistra manual datele, dar pentru persoanele juridice se pot sincroniza informațiile cu site-ul www.mfinante.ro prin apăsarea butonului “?”, iar dacă doriți să introduceți detalii în plus se pot adăuga ulterior. Pentru clienți-persoane fizice este necesară introducerea CNP-ului pentru identificare.

Pentru adăugarea liniilor pe factură, apăsăm Adaug din meniu și selectăm ce anume dorim să facturăm: un articol din lista de articole, din stoc, dintr-o altă factură, din bonuri fiscale, din comandă sau ștorno factură, discount, din contracte de prestări servicii, penalizări, din NTC, din bonuri de predare producție, din comenzi autoplus, se poate calcula și factură transport, se poate importa un fișier de mărfuri cu ridicata sau marfuri cu amănuntul.

Dacă dorim inserarea unui articol, alegem contul și clasa din care face parte, în câmpul Cod extern putem introduce codul din cifre alocat dacă îl cunoaștem, în câmpul Denumire putem introduce denumirea totală sau parțială. În partea de jos alegem opțiunile în funcție de situație:

- Aduc produse fără stoc (permite facturarea acelor produse cu stoc zero);

- Căutare și în custodie;

- Adăugare multiplă în documente;

- Doar produse din clase prioritare (dacă au fost stabilite);

- Deschid fereastra de detalii;

- Păstrez filtru aplicat pe clasă (pentru căutari ulterioare ale unor produse din aceeași clasă);

- Păstrez filtru aplicat pe denumire produs (pentru căutari ulterioare ale unor produse cu aceeași denumire);

- Redeschid fereastra după adăugare produs.

Odată cu apăsarea butonului Enter, apare lista de articole conform filtrului aplicat. Selectăm cantitatea dorită, iar dacă produsul respectiv apare într-o listă predefinita de prețuri, se va aplica automat prețul de vânzare stabilit, dacă nu, se menționează manual prețul dorit.
Pentru simplificarea operațiunilor de inserare în caz că se dorește facturarea unui număr mai mare de articole, se poate selecta introducerea liniilor de articole din alte facturi de la furnizori, din facturi deja emise către client, sau din fereastra de opțiuni la inserare, bifăm ”adăugare multiplă în document”.

În situația inserării unei linii dintr-un contract de prestări servicii care este introdus deja în modulul de contracte, generăm linia în contractul respectiv, după care în fereastra deschisă alegem Adaug-Din contract P.S. – Caută – Salvez.

După introducerea liniilor pe factură, dacă va fi cazul să eliminați una din acestea, apăsați butonul Șterge cât timp este selectată linia respectivă, iar dacă doriți modificarea cantității facturate, fie cu dublu click pe linie, fie click dreapta- deschid. Pentru modificări de adus produsului, fără a mai accesa modulul de nomenclatoare-bunuri și servicii – articole, puteți cu click dreapta să alegeți editare produs – detaliată, editare cont produs sau alte detalii.

Este posibilă aplicarea de discount direct pe un produs (click dreapta pe produs – adaugă discount) și va apărea linie separată pe factură cu denumirea Discount, dar și o coloană suplimentară pe factura tipăribilă cu procentul de discount aplicat și cu prețul deja redus.

O altă metodă de aplicare a unui discount sau a unei reduceri de preț este aplicarea butonului Promoții din meniul facturii, după ce a fost stabilită o promoție în fereastra Management Vânzări-Promoții pentru o listă de produse dorită și pe anumite criterii legate de cantitate vândută, valoare, dată, culoare, brand, agent de vânzare etc.

Se pot stabili setări suplimentare accesând cel de-al doilea tab, Opțiuni factură:

• Informații despre diverse opțiuni referitoare la factură

Serie aviz - Se alege seria carnetului introdus în prealabil în Nomenclatoare-Administrare-Carnete pe tipul de document Aviz marfă, numărul incrementându-se automat la validarea documentului;

Deducere TVA - Se va bifa dacă societatea aplică deducerea de TVA;

Emitent factura/Terț - Se completează cu numele emitentului facturii, doar în cazul în care factura a fost emisă de beneficiar sau de un terț, în numele furnizorului. Acesta este ales din nomenclatorul de parteneri;

Operațiuni neimpozabile - Se va bifa dacă există operațiuni neimpozabile;

Număr comandă - Se completează cu numărul comenziii asociat facturii de client;

Reglement selecție - Se completează reglementul de selecție;

Ieșiri stoc trimis în custodie - Se va bifa dacă există ieșiri din stoc trimise în custodie;

Sursă marketing - Se completează cu numele agentului de vânzări, ales din nomenclatorul de personal;

Facturist - Se completează cu numele facturistului, ales din nomenclatorul de personal;

Număr contract - Se completează cu numărul avizului de însoțire a mărfii asociat facturii de client;

Nr. NIR la factură retur - Se completează cu numărul notei de intrare recepție la factura de retur;

Baza acciză - Se completează suma de bază de la care se aplică acciza;

Data contract - Se completează cu data contractului;

Cod bare factură - Se completează codul de bare al facturii;

Clasificare contract - Se alege tipul de clasificare a contractului, din nomenclatorul de clasificări;

Dată emitere (Rectificativa 394) - Se completează cu data contractului;

TVA acciză - Se completează valoarea TVA-ului aferent sumei de bază a accizei.

• Informații referitoare la date despre livrarea produselor

Dispoziție de livrare - Se va completa cu numărul dispoziției de livrare;

Adresa de livrare - Se va completa cu adresa la care vor fi livrate produsele;

Data livrare - Se completează cu data de livrare a produselor din factură;

Tip factură - Se alege tipul facturii (Normală, Alcool, Cafea, Tutun);

Adresa de livrare - Se completează adresa unde se efectuează livrarea produselor;

Curier - Se alege furnizorul de servicii de curierat;

Autorizație furnizor - Se alege tipul de autorizație deținută de furnizor (Fără, Distribuitor, En-Gross, Importator, Ag.Marketing);

Autorizație client - Se alege tipul de autorizație deținută de client (Fără, Distribuitor, En-Gross, Importator, Ag.Marketing);

Autovehicul delegat - Se alege numărul autovehiculului persoanei delegate pentru livrarea produselor.

• Informații referioare la termenul de încasare al facturii, precum și scadențele acesteia si penalizările aplicate

Data înregistrare - Se completează cu data de înregistrare a facturii de client;

Scadențe - Se completează datele scadente și suma, în funcție de numărul de tranșe de plată;

Mod de plată - Se completează modul prin care este efectuată plata;

Data calcul penalizare - Se completează cu data de început a efectuării unor calcule de penalizare;

Schema penalizare - Se alege tipul schemei de penalizare;

Număr tranșe plată - Se completează cu numărul de tranșe de plată aferente facturii de client.

• Numărul de puncte de fidelitate acordate în baza facturii (calculate sub diverse moduri) și raportul cu modul de distribuire a punctelor pe fiecare linie din factură
• Calcul puncte de fidelitate cumulate pe client
• Raport puncte de fidelitate cumulate pe client (needitabil)
• Calcul puncte de fidelitate cumulate pe delegat
• Raport puncte de fidelitate cumulate pe delegat (needitabil)
• Informații ce urmează să fie tipărite pe factură, precum și observații consemnate de utilizator

Observații utilizator - Se completează cu observațiile primite de la utilizator;

Observații de tipărit pe factura fiscală - Se completează cu observații de tipărit pe formularul facturii fiscale.

ID fct. - Se completează id-ul de factură (needitabil)

• Informații utilizate pentru declarația intrastat

Țara de expediere - Se completează cu denumirea metodei de calcul;

Natură tranzacție A - Se completează cu denumirea metodei de calcul;

Natură tranzacție B - Se completează cu denumirea metodei de calcul;

Termeni livrare - Se completează cu denumirea metodei de calcul;

Mod transport - Se completează cu denumirea metodei de calcul.

Șabloane predefinite pentru avertizări

• Completare termeni livrare pentru facturile externe;
• Factură fără opțiune Includ în Jurnal TVA;
• Facturi restante pe clientul selectat;
• Facturi scadente în ziua următoare;
• Încasări în avans de la client;
• Partener de pe factură nevalidat;
• Soldul limitei de credit a partenerului sub pragul acceptat.

Operare date

• Adăugarea, modificarea sau ștergerea datelor este permisă utilizatorilor ce au drept de scriere în modul și numai în sesiunile deblocate;
• Avansarea în fereastră de la un camp la altul se face cu tasta [TAB], iar întoarcerea la un camp anterior se face cu [SHIFT-TAB].

Odată validată factura (prin apăsarea butonului Validez sau prin apăsarea F11), putem să o încasăm direct prin butonul Încasare, de unde alegem modalitatea cum s-a facut încasarea – prin casă sau prin bancă, mai putem să tipărim factura, să facem export în format .pdf, .excel, .docx sau putem să o transmitem prin email. Tipăresc factura și aleg din meniul din dreapta opțiunea de a face export, de a transmite email sau de a printa raportul facturii (de ex. Un certificat de garanție, un aviz de expediție). Rapoarte customizate- configurare rapoarte- factura (interna)- din tabul General alegem să printam un alt raport o dată cu factura, notăm codul raportului pe care dorim să il printăm.

Modulul permite generarea de rapoarte complexe, ce oferă o imagine clară asupra modului de desfășurare a activității companiei, fiind totodată o sursă importantă de monitorizare a activității proiectelor derulate de către personal.

• Configurare rapoarte;
• Coduri de bare produse factură – Generează un document cu coduri de bare ce pot fi printate și lipite pe produse;
• Factură (internă) – generează factura în lei conform câmpurilor existente;
• Factură (externă) – generează factura în devize;
• Formular Factură - Model simplificat- prezintă coloanele ce vor fi cuprinse în factură conform setărilor făcute;
• Formular Factură –model tabular;
• Formulare Facturi clienți – Formular;
• Proces verbal - Facturi clienți – Formular;
• Anexă – emite anexă la factură;
• Anexă retur – emite anexa în situația unui retur la factura initială;
• Aviz atașat facturii;
• Buletin analize vinuri;
• Calcul penalizări - pentru plăți după termen conform schemei de penalizare stabilită;
• Cerere comanda;
• Cerere de atribuire a numărului de ordine – document ce conține cererea de atribuire a numărului de ordine din Registrul de Evidență a Aparatelor de Marcat electornice fiscal din județul unde este instalat aparatul, o declarație pe propria răspundere de instalare a casei de marcat și o adresă de comunicare din partea distribuitorului autorizat;
• Certificat de garanție;
• Declarație instalare aparate fiscale;
• Dispoziție de livrare – pentru produsele din factură;
• Etichetă partener- pentru aplicarea pe un plic de expeditiat (expeditor-destinatar);
• Formular Factură;
• Nir retur;

În situația în care dorim să imprimăm mai multe facturi simultan, pentru a nu accesa fiecare factură pentru print, Nexus oferă un asistent ce selecteaza o mulțime de facturi sub un criteriu selectat și le poate salva, le poate printa pe toate sau le poate transmite prin email pe toate, dacă partenerul respectiv are o adresă de email specificată în nomenclator.

Pentru calcularea penalizărilor pe facturile cu termen de plată depășit, alegem butonul penalizări, care oferă posibilitatea de a calcula penalizări pe un anume client, prin bifarea casetei Doar clientul selectat, sau poate calcula penalizări pentru toți partenerii din lista afișată.

Dacă dorim să emitem o factură către un partener pentru care am emis anterior în luna respectivă o altă factură, putem alege butonul Adaug prin copiere, care aduce datele referitoare la partener, la gestiune și la seria documentului anterior emise (se completează antetul facturii în mod automat).
Pentru a observa în mod rapid lista cu facturile emise în luna respectivă, apăsăm butonul Raport rapid, din care se va observa ce facturi au fost încasate, întrucat acestea vor fi evidențiate prin culoarea verde.

Dacă alegem o factură din listă, putem observa detalii despre partener și despre produsele și serviciile facturate după ce alegem cu click dreapta Detalii și Detalii linii.

Facturile pot fi ordonate după nume, după serie, după data emiterii, după denumirea partenerului, după suma facturată, fie cu click pe caseta de denumire a coloanei, fie cu click dreapta și alegem opțiunile existente.

Modulul "Facturi clienți" oferă posibilitatea de a contoriza numărul de facturi emise per total lună, suma totală facturată în lună pe societate.