Tutorial Calcul si Raportare Salarii Nexus

Obiectivele acestui tutorial sunt de a învăța cum să adăugați salariați și toate informațiile aferente acestora în baza de date, cum să operați concediile de odihnă, concediile medicale, premiile și r

Pentru a surprinde o plajă cât mai largă de situații întâlnite în practică, în legătură cu modalitatea de calculare a salariilor, vom lua ca exemplu trei salariați pentru care vom calcula veniturile în luna decembrie 2012. Datele inițiale referitoare la cei trei angajați sunt următoarele:

1. Salariatul PATRICHE CORNEL este angajat la data de 30.11.2012 cu contract de muncă cu normă întreaga, pe perioadă determinată, având funcția de acompaniator, cu un salariu negociat de 2.500 lei, făcând parte din personalul administrativ al societății. Salariatul este plătitor de impozit, reținându-i-se și dările aferente salariului: CAS, CASS, SOMAJ. Salariatul urmează să înceapă activitatea la data de 03.12.2012.Precizăm că salariatul beneficiază în afară de deducerea personală de bază și de deducerea pentru primii doi copii. La data de 07.12.2012 salariatul intra în concediu de odihnă timp de 5 zile.
2. Salariatul POPESCU ION lucrează din 08.08.2001 ca normator, în aria productivă. Este angajat cu carte de muncă, pe o perioadă nedeterminată, este plătitor de impozit, având și alte surse de venit. De asemenea, beneficiază de două tipuri de deduceri: deducerea personală de bază și primii doi copii. Salariul său negociat este de 3.000 lei.
3. Salariata IONESCU MARIA este angajată cu contract de munca parțial (cu jumătate de norma) pe perioada determinată de 3 luni din 15.10.2012 ca economist. Salariata, încadrată cu un salariu de 1500 lei este plătitoare de impozit și i se rețin toate contribuțiile (CAS, CASS, șomaj).

În plus față de informațiile de mai sus, precizăm că angajaților li se acordă lunar tichete de masa și în luna decembrie vor beneficia toți trei de un premiu normal în valoare brută de 500 lei. Începem exemplul cu adăugarea celor trei salariați și a datelor aferente în baza de date. Ulterior, după stabilirea salarului negociat, trecem la operarea concediilor de odihna, a concediilor medicale, reținerilor personale și premiilor. Modalitatea de calcul a avansului și a salariului net, până la obținerea rapoartelor necesare va fi de asemenea urmărită etapă cu etapă. În final, vom prezenta modul cum vor fi întocmite declarațiile fiscale referitoare la salarii și pașii de urmat pentru salvarea fișierelor corespunzătoare.
În derularea tutorialului am plecat de la scenariul că veți face o implemenatre a soluției de salarizare de la zero.

Adăugați formațiile de lucru
La deschiderea Modulului Formații de lucru vom avea create automat următoarele formații de lucru:
Personal Administrativ (metoda de calcul PerAdm)
Personal Auxiliar (PerAux)
Direct Productivi (DirPro)
Indirect Productivi (IndPro)
Convenții civile (PerAdm)
Dacă doriți să adăugați alte formații în afară de cele enumerate mai sus apelați comanda de adăugare (butonul Adaug din meniul de sus) sau apăsați tasta Insert.

Adăugați salariații
Pentru adăugarea celor trei angajați în baza de date deschideti modulul Personal din Nomenclatoare Funcționale și apelati comanda de adăugare (butonul Adaug sau apăsați tasta Insert ). În fereastra de editare care se deschide parcurgeți toate paginile (Identificare, Contact, Salariat, Personale, Comercial, ...etc) și completați informațiile aferente fiecărui salariat în parte. Bifați de asemenea opțiunea Evidență în registrul salariaților.

Pentru fiecare salariat în parte alegeți formația din care face parte în pagina Salariat. Daca plata salariilor se va face prin virament în contul de card, completați și datele referitoare la bancă și contul de card deschis pentru virarea salariilor.
Înainte de salvarea salariatului alegeți opțiunea Modificare pentru meniul Istoric în registrul salariaților.

Important!
Pentru a avea o evidență cât mai completă a datelor de personal ale salariaților vă recomandam să completați toate informațiile cerute: certificatul de naștere, buletinul/cartea de identitate (de altfel CNP-ul este obligatoriu de completat), pașaport, livret militar, certificate/diplome de studii absolvite, adresă. Incarcați și o fotografie a salariatului pe care o veți localiza executând click pe butonul Caută poză de pe prima pagina a ferestrei de editare, cu precizarea că fotografia trebuie să aibă următoarele dimensiuni:
• Înalțime între 120-132 pixeli
• Lățime între 85-94 pixeli

Adăugați contractele de muncă
Pentru fiecare salariat în parte adăugați câte un contract de muncă în Registrul salariaților. Deschideți modulul Registrul salariaților și adăugați, mai întâi, angajatorii (apelând butonul Angajatori și completând datele relevante), apoi adăugați pe rând salariații - apăsați butonul Adăugare Salariat. În fereastra deschisă selectați salariatul, apoi apăsați butonul Adaug->Adaug Contract din meniul de sus.

În fereastra de editare a contractului completați toate câmpurile formularului, de exemplu:

• tipul de angajare: Contract de muncă (alegeți valoarea corespunzătoare din lista derulantă Tip angajare);
• pentru câmpul Calcul C.A.S. selectați valoarea Societate+Angajat;
• pentru câmpul Calcul C.A.S.S. selectați valoarea Societate+Angajat;
• pentru câmpul Calcul Aj.somaj selectați valoarea Societate+Angajat;
• bifați câmpul Plătește impozit;
• tip ore (regie pentru primii doi salariați și acord pentru Ionescu Maria deoarece lucrează în aria productivă);
• normă contract;
• norma locului de muncă;
• pentru câmpul Durata contractului selectați valoarea Nedeterminata sau Determinata, după caz;
• funcția;
• data încheiere contract (data semnării contractului);
• data începere activitate;
• data sfârșit activitate (în cazul contractului cu durată determinată) etc.

• În campul salar+sporuri completați salariul negociat după care dați click pe butonul de editare din dreapta sumei completate. În continuare completați data deciziei de salarizare (IMPORTANT: de la această dată va produce efecte decizia de salarizare). Tot în această fereastră adăugați dacă este cazul sporurile aferente salariatului.

O atenție deosebită trebuie să acordați completării normei locului de munca și normei de ore zilnice. În general, în cele doua casete de editare Normă ore/zi se introduce aceeasi valoare (8), dar există și cazuri în care acestea diferă. De exemplu, Ionescu Maria este angajată cu timp parțial, de aceea în caseta de editare corespunzătoare normei locului de munca veți introduce valoarea 8, iar în caseta în care trebuie să completați numărul de ore lucrat zilnic introduceți valoarea 4.
După salvarea contractului de muncă adăugați pentru salariatul și contractul respectiv de muncă deducerile personale (deducerea de bază, copii,...etc). Pentru aceasta apăsați butonul Adaug-Adaug Deducere din meniul din bara de sus.

Important este și să completați fișa cu ultimele 12 salarii care este folosită, de exemplu, la calculul indemnizației zilnice pentru concediul medical. Pentru aceasta executați click pe butonul Încarc ultimele 12 salarii și apelați comanda Încarc luni . De exemplu, pentru salariatul PATRICHE CORNEL vom încarca zilele de stagiu și veniturile care stau la baza calculului CAS-lui, din ultimele 12 luni, până la noiembrie 2012 inclusiv.
Dacă salariații au modificări de sporuri sau decizii de salarizare deschideți contractul de munca (butonul Deschide-Editez Contract și în continuare deschideți fereastra de editare a Deciziilor de salarizare prin apăsarea butonului din dreapta coloanei Salar+Sporuri;

Un salariat intră în concediu de odihnă La data de 07.12.2012 PATRICHE CORNEL intră în concediu de odihna. Pentru înregistrarea acestui concediu intrați în modulul Salarii în pagina Concedii de odihnă și apelați comanda Adaug. În fereastra de editare completați numărul de zile de concediu de care beneficiază, de exemplu 5 și data la care începe concediul: 07.12.2012. Dacă plata indemnizatiei de concediu se va face în avans, bifați caseta de validare Plată în avans; în acest caz să presupunem că plata se va face la lichidare, deci caseta va rămâne nevalidată.

Există posibilitatea de alegere a metodei de calcul a concediului de odihnă în pagina de setări din modulul Salarii. Puteți alege dintre următoarele metode:

• negociat+sporuri permanente (ținând cont de zilele lucrătoare din lună);
• medie: negociat+sporuri permanente ult 3 luni;
• medie: Venit Brut ult 3 luni;
• maxim dintre Negociat+sp permanente și Negociat+sporuri ult 3 luni;
• maxim dintre Negociat+sp permanente și Venit brut ult 3 luni;
• media ultimelor 3 luni;
• negociat+SP+med 3 luni (Premii+acord);

Calculez avansurile
Pentru calculul avansurilor salariaților deschideți modulul Salarii și apelați butonul Sincronizare și calcul->Sincronizare și calcul Avansuri.

În fereastra apărută bifați metoda de calcul a avansurilor dorită și apăsați butonul Salvez.
Dacă doriți schimbarea metodei de calcul a avansurilor, deschideți modulul Metode de calcul-Avans și editați metoda de calcul.


Odată calculat avansul, puteți lista statele de avans și/sau fluturașii din secțiunea Rapoarte a modulului.

Pentru un salariat opriți garanții materiale
Pentru adăugarea de noi rețineri personale (în afară de cele implicte) mergeți în modulul Salarii - Nomenclator Retineri salariale și apelați comanda Adaug din bara de sus (sau tasta Insert).În fereastra deschisă completați câmpurile relevante:
• denumirea;
• tipul reținerii (adaugă sold, fără sold, scade sold);
• modalitatea de reținere (la avans sau la lichidare);
• contarea reținerii (conturile contabile);
• procentul și baza de calcul (dacă este cazul).

Salariatului PATRICHE CORNEL i se oprește în fiecare lună o garanție în valoare de 150 lei.
Pentru a opera această reținere deschideți pagina Rețineri din cadrul salariatului PATRICHE CORNEL. Apelați comanda Adaug și în fereastra de editare care se deschide alegeți din listele derulante tipul reținerii: Garanții materiale și completați în caseta de editare Rata lunară suma de reținut lunar ca și garanție: 150, apoi salvați reținerea.

Aveți posibilitatea de a prelua reținerile salariale ale salariaților pe luna în curs din luna anterioară, în cazul în care acestea rămân la fel. Pentru aceasta apelați comanda Sincronizare și Calcul - Sincronizare și Calcul rețineri. În fereastra deschisă bifați căsuța pentru a aduce reținerile salariaților din luna precedentă.

Un salariat intră în concediu medical
La data de 19.12.2012 PATRICHE CORNEL intră în concediu medical. Pentru înregistrarea acestui concediu, deschideți salariatul la pagină Concediu Medical, apelați comanda Adaug și în fereastra de editare care se deschide completați numărul și data la care a fost eliberat certificatul medical, tipul concediului medical: urgenta medico-chirurgicala, cod boala, cod urgentă, data la care începe concediul: 19.12.2012 și data la care se încheie: 21.12.2012.

Executați click pe butonul de comanda Calcul pentru a determina numărul de zile de concediu plătite de societate și numărul de zile plătite de BASS/Fd.Risc, precum și îndemnizația zilnică de concediu.

Se acordă fiecărui salariat un premiu în valoare de 500 lei
Pentru acordarea de premii deschideți salariatul căruia doriți să-i acordați un premiu la pagina Premii și apelați butonul Adaug (Premiu, Premiu vacanta, Stimulent). În fereastra deschisă completați procentul premiului din salariul negociat sau direct valoarea premiului brut.
În cazul în care de aceste premii beneficiază toți salariații, folosiți procedura de încărcare automată. Pentru aceasta apelați butonul Sincronizare și calcul->Sincronizare și calcul premii. În fereastra de editare deschisă puteți alege una din variantele:
• nu se calculează premiile (se adăuga doar articolele aferente premiilor fără sume), urmând ca ulterior să încărcăm automat o sumă tuturor salariaților prin procedura de încărcare câmpuri automat;
• se calculează doar premiul brut utilizând un procent prestabilit (premiul net rămâne zero - plata premiului se va face la lichidare);
• se calculează premiul brut și net utiliând procentul prestabilit (plata premiului se va face în avans);



În exemplul nostru vom alege prima varianta, dorind să încarcăm o anumită valoare în câmpul premii brute.

După executarea acestei comenzi, vom apela procedura de Încărcare automată câmpuri cu ajutorul butonului Prelucrări din bara de sus. În cadrul ferestrei de editare care apare alegeți din lista derulantă Câmp de modificat Premii-Premiu Brut. Operația va fi adunare (+), în caseta de editare Operând introduceți valoarea 500. Astfel câmpul premii brute va fi încărcat cu valoarea 500 pentru toți salariații.

Calculați și acordați tichetele de masă
Înainte de a începe operația de încarcare a tichetelor de masa completați valoarea unui tichet în Opțiuni - Setări - Impozite, taxe, ore - Coloana Valoare tichet masă.
Dacă numărul de tichete este același pentru toți salariații firmei putem realiza încarcarea lor în mod automat. În modulul Salarii, apelăm butonul Prelucrări-Încarcare automată câmpuri. În fereastra de editare alegem din lista derulantă câmpul Bon Lucru-Număr tichete, completăm numărul de tichete oferit fiecărui salariat și apăsăm butonul Aplică.

În cazul în care numărul de tichete este distribuit inegal, acesta trebuie încărcat manual fiecărui salariat în parte: în pagina Bon de lucru de pe fiecare salariat, apelăm butonul Deschide-Alte drepturi și completăm în dreptul căsuței Nr. tichete. Urmează repartiția seriilor de carnete către salariați. Această operațiune o efectuăm din modulul Tichete de masa, apelând comanda Culegere (va căuta salariații care au acordate tichete și-i va aduce în fereastră). În fereastra apărută în urma operațiunii de calcul vom completa seriile tichetelor de masă.

De asemenea, apelați fereastra de editare a setărilor pentru salarii (executați click pe butonul de comandă Deschide din cadrul opțiunilor pentru setări), în cadrul acestei ferestre selectați pagina Parametri calcul salarii și verificați dacă în caseta de editare Nr. luni dif. tichete ați completat numărul de luni dintre data calculării salariilor (luna curenta) și data acordării tichetelor (luna pentru care se acorda tichetele). De exemplu, dacă acordați tichetele aferente lunii decembrie în aceeați luna pentru care calculați și salariile, diferența de luni care trebuie completată în caseta respectivă este 0, iar dacă în decembrie acordați tichetele aferente lunii noiembrie ăn caseta Nr. luni dif. tichete introduceți valoarea -1.

Calculați salariile

ATENTIE: Pontajul (ore regie) se completează apelând comanda Sincronizare și Calcul - Sincronizare salariați. În fereastra apăruta se bifează ultima căsuță (Completează automat pontajul pentru formația implicită - din Contract -Registrul Salariaților).

Pontajul se completează automat pe parcursul lunii pe măsură operării documentelor în paginile Concediu odihna și Concediu Medical.
Dacă doriți încarcarea unui pontaj cu alte tipuri de ore (învoiri, nemotivate, acord, ore lucrate noaptea, ore libere plătite - Căsătorie, Deces, Donare sânge etc..) intrați în pagina Pontaj și apăsați butonul Adaug din meniul de sus și în fereastra apărută completați data și tipul orelor pontaj.

ATENTIE: După introducerea tuturor tipurilor de pontaj este necesară apelarea Asistentului, pentru rescrierea pontajului. În fereastra apărută vor apărea toate tipurile de pontaj operate pe salariatul respectiv. Ne poziționam pe tipul de pontaj modificat (de exemplu Ore invoiri/CFS) și apelăm comanda Corecție automată.

Pentru a calcula venitul brut și lichidarea trebuie ca mai întâi să operați documentele în modulele Concedii Odihna, Concedii Medicale, Rețineri personale, Premii etc.
Înainte de a apela procedura de calcul a salariilor trebuie să verificați dacă parametrii de calcul ai venitului brut sunt cei corecți:
1. În cadrul Setărilor din secțiunea Opțiuni (Modulul Salarii), executați click pe butonul Deschide. Apoi, în fereastra care se deschide aveți posibilitatea de a vizualiza/modifica setările programului:
1. procentele taxelor și impozitelor plătite de angajator și angajat, sumă neimpozabila, nivelul salariului minim și al salariului mediu, ore lucrătoare în lună, taxele cu impozitele și taxele pe fiecare lună și impozitele și taxele anuale se definesc pentru fiecare lună în tabelul de pe pagina Impozite și taxe;

2. procentele pentru eventualele sporuri salariale acordate se definesc pe pagina Sporuri;
3. limitele inferioare și superioare privind sporul de vechime, stres, fidelitate, ore suplimentare;
4. coeficienții de realizare a planului de contracte;
5. zilele libere (sărbătorile legale) folosite pentru calculul zilelor lucrătoare din lună;

2. Metodele de calcul ale Bonului de lucru (salariului brut realizat) diferă în funcție de tipul de calcul ales pentru fiecare formație în cadrul modulului Formații de lucru.

Metodele de calcul