Iniţializare nomenclatoare şi prezentare mod de operare

Iniţializarea nomenclatoarelor

Nexus Expeditii este o soluţie destinată caselor de expediţii, aceasta gestionează activităţile de preluare a comenzilor de transport marfă, programarea acestora pe autovehicule din parcul propriu sau a terţilor transportatori şi urmărirea comenzilor până la finalizare, facturare şi încasare.

Pentru a putea opera corect în acest modul, trebuie să efectuaţi câteva iniţializări.
1. Adăugare autovehicule, deschideţi Interne, apoi Parc Auto şi apoi Vehicule și utilaje şi aici adăugaţi autovehiculele (parc propriu şi terţi) cu informaţii despre transportatori, asigurări, capacităţi de transport ...etc.
2. Adăugare carnete documente, deschideţi Nomenclatoare, apoi Administrare şi apoi Carnete şi adăgaţi carnetele cu plajele de numere specifice, cu alocare acestora - după necesităţi - pe puncte de lucru, pe angajati, pe gestiuni de lucru.

3. Adăugare Tipuri comenzi - în modulul Comenzi Expediție

Pentru a simplifica şi uşura operarea comenzilor şi pentru a elimina greşelile de operare am prevăzut un nomenclator destinat tipurilor de comenzi.
Astfel, îţi poţi standardiza opţiunile dorite pe tipuri de comenzi: comenzi externe cu încărcare de mărfuri dintr-un stat necomunitar, cu descărcare într-un stat comunitar şi cu transportator din România ...etc.

Pentru adăugarea tipurilor de comenzi apelați butonul Tipuri comenzi din bara meniului de sus a modulului Comenzi expeditie. În fereastra deschisă completați câmpurile cu informațiile necesare:

• denumire: denumirea tipului de contract (Contracte interne de exemplu)
• gestiune: alegeți gestiunea aferentă
• centrul de profit: alegeți centrul de profit aferent
• cont furnizor: contul aferent furnizorilor (de exemplu 401.01.01). La un alt tip de comandă se completează cu alt cont dacă este cazul (de exemplu dacă se dorește diferențierea între furnizori interni si externi, vor exista 2 analitice la contul 401.01: 01 - pentru furnizori interni și 02 - pentru furnizori externi).
• cont client: contul aferent clienților 4111 (pentru facturare)
• serviciu achiziționat: completați cu serviciul achiziționat de către unitate de la furnizor
• serviciu prestat: completați cu serviciul prestat către client (pentru generare factură client automat)
• cont furnizor avans: completați cu contul pentru avansuri furnizori
• cont client avans: completați cu contul pentru avansuri clienți
• serviciu achiziționat avans: completați cu denumirea serviciului achiziționat pentru avans
• serviciu prestat avans: completați cu denumirea serviciului prestat în avans
Tipurile de comenzi introduse în acest modul vor trebui alese în momentul efectuării comenzilor, pentru a genera automat facturile furnizori și clienți.

Operarea comenzilor de expediţie

4. Adăugare Proiecte - în modulul Ieșiri-Expediții-Proiecte
Apelați comanda Adaug (Insert) din meniul de sus al modulului.
În fereastra deschisă completați antetul documentului (tip document, serie document, dată document, partener, dispecer, agent vânzare).
În partea de jos a documentului completați profilul, denumirea și o scurtă descriere a proiectului. De asemenea trebuie introduse devizul, valoarea și profitul estimat al proiectului. Puteți completa și data estimată de finalizare a proiectului pentru a urmări cu ușurință respectarea termenelor de finalizare.

5. Adăugare comandă expediție Apelați comanda Adaug (sau tasta Insert) din meniul de sus al modulului.
   Completați antetul documentului prin alegerea tipului de document, serie document, dată, client, nr comandă, nr referință, dată de referință, dispecerul, transportatorul (dacă este cazul), vehiculul, remorca (dacă este cazul) și șoferul.
   Documentele sunt de mai multe tipuri, în funcție de specificul fiecăruia. Astfel, vom avea:
   
   • comandă internă cu parc propriu
   • comandă internă cu transportator
   • comandă intracomunitară cu parc propriu
   • comandă intracomunitară cu transportator
   • comandă import cu parc propriu
   • comandă import cu transportator
   • comandă export cu parc propriu
   • comandă export cu transportator

Informaţii utile

• Afișarea nomenclatorului de vehicule ține cont de tipul documentului introdus (comandă cu parc propriu sau comandă cu transportator), precum și de partenerul alocat vehiculelor în cazul vehiculelor de tip închiriate, leasing sau transportator (trebuie să coincidă partenerul aferent vehiculului cu cel de pe comandă). Dacă se lasă gol câmpul Transportator, nomenclatorul de vehicule va conține doar vehiculele din parcul propriu.
• Afișarea listei de proiecte din cadrul comenzii este condiționată de alegerea dispecerului. Vor apărea în listă doar acele proiecte care se potrivesc cu dispecerul ales. Astfel, dacă în modulul Proiecte a fost configurat "Proiectul X", căruia i-am atașat Dispecerul Popescu Valentin, în comanda de transport va apărea la alegere "Proiectul X" doar dacă fost ales persoana Popescu Valentin ca dispecer.
• Generarea asigurării se efectuează în mod automat în momentul în care comanda de expediție este validată. În prealabil, este obligatorie introducerea datelor de încarcare și descărcare programate.